A essência da disciplina eficaz pode ser resumida nos seguintes oito comportamentos.
Responder imediatamente. Quanto mais rapidamente uma ação disciplinar responder a uma ofensa, maior a probabilidade de que o funcionário associe a punição a seu comportamento, e não com você, como responsável pela disciplina. O ideal é iniciar o processo disciplinar logo que possível, assim que você for notificado da transgressão.
Dar aviso. Você é obrigado a dar um alerta antes de iniciar a ação disciplinar. Isso significa que o funcionário precisa estar consciente das regras da organização e aceitar seus padrões de comportamento. As ações disciplinares tem maior probabilidade de ser interpretadas pelos funcionários como justas quando eles foram devidamente alertados sobre as consequências de seus atos e as punições previstas.
Definir o problema como precisão. É preciso indicar data, local, horário, pessoas envolvidas e quais outras circunstâncias que digam respeito à violação. Defina a transgressão em termos exatos, em vez de apenas citar a regulamentação da empresa ou termos de um contrato sindical. Não é a violação da regra em si que deve ser o foco da atenção. É o efeito que essa transgressão causa no desempenho da unidade de trabalho. Explique com clareza por que o comportamento não pode ser admitido, mostrando suas conseqüências sobre o desempenho do funcionário, a eficácia da unidade e os colegas de trabalho.
Permitir que o funcionário explique sua posição. Não importa quais os fatos que você tenha descoberto, é preciso dar ao funcionário o direito de se explicar. Do ponto de vista dele, o que aconteceu realmente? Qual foi a sua percepção das regras, regulamentos e circunstancias?
Manter a discussão em termos impessoais. A penalidade deve ser associada à transgressão cometida, e não à personalidade do transgressor. Ou seja, a ação disciplinar deve ser dirigida à violação, e não ao funcionário.
Ser coerente. O tratamento justo dos funcionários exige que ações disciplinares sejam coerentes. Se a violação de regras for tratada de maneira incoerente, as regras perderão seu impacto, o moral será abatido e os funcionários certamente questionarão sua competência. Coerência, entretanto, não significa tratar todos os casos da mesma maneira: isso seria ignorar possíveis circunstâncias atenuantes. É absolutamente aceitável que a severidade da punição possa ser modificada em vista do passado do transgressor, seu bom desempenho e assim por diante. Mas é sua responsabilidade justificar aos funcionários suas decisões quanto às ações disciplinares.
Empregar soluções progressivas. Escolha punição que seja adequada ao crime. As penalidades devem tornar-se progressivamente mais severas quando e se houver reincidência. Geralmente, a ação disciplinar progressiva começa por uma reprimenda oral, depois por escrito, seguida de suspensão, corte de pagamento e finalmente, nos casos mais sérios, a demissão.
Obter a concordância quanto à mudança. A ação disciplinar deve incluir a orientação para a correção do problema. Deixe o funcionário expressar o que pretende fazer no futuro para assegurar que a transgressão não mais se repetirá.
Comportamento Organizacional – Stephen Robbins – Pearson Prentice Hall