Vou deixar aqui o um passa-a-passo que eu adoro! Foi extraído do livro A Síndrome do Macho Alfa – por que Mudar Antes de Sabotar a Si Próprio e a Própria Empresa – Kate Ludeman, Eddie, M.D. Erlandson
A arte do feedback
- Pergunte à pessoa se ela está disposta a escutar seu feedback. Isso abre caminho para a abertura ao aprendizado, e não para mera obediência.
- Exponha puramente os fatos. Explique o que aconteceu segundo a sua visão, descrevendo o comportamento específico e os resultados da forma menos sentenciosa possível (seja claro ao descrever as conseqüências do ocorrido, como perdemos um cliente, perdemos o prazo e o isso ficou mal para toda a equipe, etc)
- Descreva sua reação usando afirmações em primeira pessoa. Concentre-se na sua própria experiência, separando suas interpretações dos fatos observados. (se desejar descreva aqui seus sentimentos, fiquei decepcionado, fiquei bravo, fiquei irritado).
- Assuma a sua contribuição. Veja como você pode ter contribuído para o problema e declare sua disposição de assumir a responsabilidade. (por exemplo, coloquei um prazo apertado demais, não ofereci todos os recursos necessários, não acompanhei a execução de perto)
- Ouça conscienciosamente a resposta da outra pessoa. Não tente convencê-la de seu ponto de vista é o correto. O objetivo é aprender em conjunto, não ganhar a discussão. Se a pessoa se tornar defensiva. Mantenha-se curioso e aberto, e não reaja tornando-se também defensivo.
- Faça uma solicitação. Diga claramente o que você gostaria que a pessoa fizesse no futuro para evitar que aquela situação se repita.
- Obtenha uma resposta clara à sua solicitação. Se você não conseguir uma clara concordância, continue a trabalhar na questão até chegar a um consenso.
- Combine as mudanças a serem feitas. Traduza suas observações para a ação concreta, combine um prazo, combine quando se reunirão novamente e ofereça apoio