Alguns posts atrás tratamos do assunto priorizar. Bom, mas como tratar as tarefas que precisam ser feitas, mas não são as prioritárias para atingir seus objetivos? Essas são as tarefas delegáveis. Você sabe delegar? Você delega?
A seguir, resumimos os passos básicos que devem ser dados, segundo Robbins.
1.Deixe clara a atribuição. O ponto de partida é determinar o que será delegado e a quem. Você precisa identificar a pessoa mais capaz para realizar a tarefa e saber se ela tem tempo e motivação para tanto. Assumindo que você encontre a pessoa disposta e capaz, é sua responsabilidade fornecer informações claras sobre o que está sendo delegado a ela, os resultados esperados e as expectativas quanto a prazos ou desempenho.
2. Especifique a autonomia que será delegada. Todo ato de delegação possui limitações. Você delega autoridade para agir em relação a determinadas questões, dentro de certos parâmetros. Você precisa especificar quais são esses parâmetros para que a pessoa saiba, com segurança, até onde vai sua autonomia.
3. Permita que o responsável participe. A melhor fonte para a determinação da quantidade de autoridade necessária para a realização de uma tarefa é a pessoa que será responsável por ela. Se permitir que os funcionários participem da determinação do que será delegado, quanta autoridade será necessária e os padrões pelos quais eles serão julgados, você aumentará a motivação e a satisfação deles, bem como a responsabilidade que assumirão pelo desempenho.
4. Informe aos demais que a delegação foi feita. A delegação não deve ocorrer no vazio. Não apenas você e aquele que recebeu a delegação precisam saber claramente o que o foi delegado e a quantidade de autoridade transferida, mas todos aqueles que possam ser afetados.
5. Estabeleça controles e feedback. O estabelecimento de controles para monitorar o progresso do funcionário aumenta a probabilidade de que problemas mais sérios sejam identificados previamente e que a tarefa seja cumprida no prazo, dentro das especificações desejadas. Por exemplo, fazer um acordo quanto ao prazo de cumprimento da tarefa, estabelecendo datas progressivas para que o funcionário reporte seu progresso e quais problemas identificados.
Comportamento Organizacional – Stephen Robbins – Pearson Prentice Hall (P 409)