1. Lista de tarefas a fazer – To Do List (Parte 1)
É muito importante ter uma lista de tarefas a fazer (To do list) para organizar seu dia de trabalho. Liste o que você precisa fazer no dia e mantenha-se trabalhando na tarefa da lista. Se outras coisas surgirem, elas podem ser acrescentadas a lista, mas não pare o que está fazendo para fazer algo que não estava na lista. Finalize uma tarefa antes de começar outra.
Se tiver uma tarefa que for muito demorada ou complexa, divida-a em partes menores e coloque apenas algumas partes na lista do dia, o restante irá na lista dos dias seguintes até a conclusão final.
2. Priorize. To Do List (Parte 2)
Quando você se depara com uma série de tarefas para fazer, é importante ter uma estratégia clara para priorizar aquelas que são mais importantes, a melhor maneira que conhecemos para fazer isso é classificar as tarefas em graus de prioridade.
Classifique as tarefas em graus “A”, “B” e “C”.
Tarefas A: Tarefas de maior importância, o que quer dizer que devem ser realizadas a
curto prazo (como hoje ou amanhã)
Tarefas B: Tarefas de menor importância, a ser realizadas a longo prazo. Algumas
partes da tarefa devem ser feitas em breve, mas outras podem levar mais tempo.
Tarefas C: Tarefas de mínima importância podem ser mais atrativas e mais fáceis de
fazer, mas não são tão fundamentais como as de classificação mais alta.
Observe que a maioria das tarefas não pode ser A. Se estiver colocando tudo como A
reveja a classificação.
Todos os itens A devem ser finalizados antes de passar para os itens B e todos os itens B
devem ser finalizados antes de passar para os C.
As pessoas gostam em geral de realizar as tarefas mais fáceis (tarefas C), mas menos importantes.
Isso pode ser problemático. Quando fazemos isso, ficamos com o sentimento de que estamos fazendo coisas, mas descobrimos que nunca avançamos em nossos objetivos.
3. To Do List (parte 3)
Quando você está trabalhando em uma tarefa de sua Lista de Coisas a Fazer, é inevitável que de tempos em tempos surjam novas solicitações ou tarefas, ou que você se lembre de outras tarefas a fazer. Neste momento você pode seguir estes passos:
A. Coloque seu bloco de notas próximo a você.
B. Quando surgir lembrança de uma tarefa a fazer em sua mente ou alguma nova solicitação, anote-a em seu bloco de notas, mas
não faça nada a respeito (por exemplo, não se levante e comece a dar
telefonemas, guardar alguma coisa, escrever um e-mail e assim por diante).
C. Após anotar , você pode usar afirmações de enfrentamento, como:
“Vou me preocupar com isso depois”. “Essa não é uma tarefa de prioridade A”
ou “Vou retornar depois”.
D. Retorne à tarefa original até terminar.
E. Quando terminar a tarefa em que estava trabalhando, você pode olhar o bloco de notas e decidir se quer tratar do que está anotado agora ou depois.
Se forem coisas realmente importantes, realize-as ou as acrescente à sua To Do List