Coordenar Grupo
| Parte 1: Coordenar Grupo |
| Parte 2: Planejamento e condução |
| Parte 3: Como conduzir reuniões na empresa |
| Parte 4: Quando não fazer reuniões? |
Veja outros artigos
Coordenar Grupo
Parte 1: Coordenar Grupo
Del Prette, Z.A.P. e Del Prette. A. Psicologia das Relações Interpessoais – Vivências para o Trabalho em Grupo.
Muitas pessoas confundem o papel de coordenar grupo com o de monopolizar a atenção, apresentar soluções ou convencer as demais quanto à efetividade das próprias propostas. Pode-se conceituar a coordenação de grupo como a capacidade de promover e articular os desempenhos dos participantes em direção à consecução dos objetivos propostos ou previamente definidos. Essa habilidade é geralmente associada ao conceito de liderança.
Uma das qualidades de um bom líder ou coordenador é a de promover o envolvimento e a participação de todos. O que implica em habilidades como fazer perguntas pertinentes e instigadoras, de diferentes tipos e funções, parafrasear, resumir, valorizar contribuições dos participantes (feedback positivo), estabelecer com eles as normas de funcionamento grupal, supervisionar o seguimento destas normas, expressar disposição e bom humor, controlar os ânimos em momentos críticos, mediar conflitos de opiniões, relembrar objetivos, incentivar e mostrar avanços do grupo.
Conforme Hargie, Saunders e Dickson, o líder eficaz não é apenas o que garante a execução de uma tarefa pelo grupo, mas aquele que, simultaneamente, garante sua continuidade para outras tarefas. Para a primeira função definem as habilidades de focalizar o grupo na tarefa (estabelecer com o grupo os objetivos, procedimentos e divisão de responsabilidades), promover contribuições (encorajar, fazer perguntas, garantir a participação de todos), organizar e elaborar idéias do grupo e encaminhar sua auto-avaliação em relação aos objetivos. Para a segunda, destacam-se as habilidades de aliviar tensões e de apoiar e encorajar a participação de todos.
As habilidades de convencer de negociar também fazem parte da tarefa de um bom coordenador, especialmente quando as soluções do grupo devem ser consensuais. Nesse caso, grande parte da competência do coordenador depende de sua credibilidade junto ao grupo, dada sua história de defesa de interesses coletivos e confiança que o grupo deposita em sua mediação.
Parte 1: Coordenar GrupoDel Prette, Z.A.P. e Del Prette. A. Psicologia das Relações Interpessoais – Vivências para o Trabalho em Grupo.
Muitas pessoas confundem o papel de coordenar grupo com o de monopolizar a atenção, apresentar soluções ou convencer as demais quanto à efetividade das próprias propostas. Pode-se conceituar a coordenação de grupo como a capacidade de promover e articular os desempenhos dos participantes em direção à consecução dos objetivos propostos ou previamente definidos. Essa habilidade é geralmente associada ao conceito de liderança.
Uma das qualidades de um bom líder ou coordenador é a de promover o envolvimento e a participação de todos. O que implica em habilidades como fazer perguntas pertinentes e instigadoras, de diferentes tipos e funções, parafrasear, resumir, valorizar contribuições dos participantes (feedback positivo), estabelecer com eles as normas de funcionamento grupal, supervisionar o seguimento destas normas, expressar disposição e bom humor, controlar os ânimos em momentos críticos, mediar conflitos de opiniões, relembrar objetivos, incentivar e mostrar avanços do grupo.
Conforme Hargie, Saunders e Dickson, o líder eficaz não é apenas o que garante a execução de uma tarefa pelo grupo, mas aquele que, simultaneamente, garante sua continuidade para outras tarefas. Para a primeira função definem as habilidades de focalizar o grupo na tarefa (estabelecer com o grupo os objetivos, procedimentos e divisão de responsabilidades), promover contribuições (encorajar, fazer perguntas, garantir a participação de todos), organizar e elaborar idéias do grupo e encaminhar sua auto-avaliação em relação aos objetivos. Para a segunda, destacam-se as habilidades de aliviar tensões e de apoiar e encorajar a participação de todos.
As habilidades de convencer de negociar também fazem parte da tarefa de um bom coordenador, especialmente quando as soluções do grupo devem ser consensuais. Nesse caso, grande parte da competência do coordenador depende de sua credibilidade junto ao grupo, dada sua história de defesa de interesses coletivos e confiança que o grupo deposita em sua mediação.
Coordenar Grupo
Parte 2: Planejamento e condução
10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
http://www.efetividade.net/2007/03/11/planejamento-e-conducao-10-dicas-para-comecar-e-terminar-reunioes-na-hora-marcada/
11 Mar, 2007, por Augusto Campos Carreira, GTD
Manter os horários marcados nem sempre é possível, mas você pode e deve transformar isto em uma meta da sua equipe com estas 10 técnicas simples.
Quando uma reunião atrasa para começar, as pessoas que chegaram na hora estão perdendo seu tempo. E se ela se prolonga além do horário marcado, todos os presentes ficam prejudicados em seus outros compromissos.
As dicas a seguir podem ajudar você a aumentar a produtividade da sua equipe, no que diz respeito a reuniões internas. Aplique as que puder, e comente sobre as que não são possíveis na sua organização, ou sobre alguma dica adicional que você tenha empregado com sucesso.
Só realize reuniões relevantes: nada de “cumprir tabela”, nem de chamar a equipe inteira para um assunto que poderia ser resolvido em um grupo de 3 pessoas, com as decisões comunicadas posteriormente. Se o assunto for relevante, as pessoas se sentirão motivadas a estar presentes na hora certa e pelo tempo necessário.
Sempre agende a reunião com antecedência, marcando horário de início e término: para quem já tem este hábito, parece óbvio. Mas quem nunca foi chamado para uma reunião em cima da hora, ou não teve de sair de uma reunião porque foi chamado em outra reunião que não foi agendada previamente? Urgências são urgências, mas deixar de planejar e acertar as datas e horários é um desrespeito pelo tempo alheio e pela produtividade do grupo.
Peça ao secretário do grupo para controlar o relógio e anunciar os horários-chave: Scott Berkun, autor do livro The Art of Project Management, sugere que devem ser anunciados 3 momentos-chave para os participantes da reunião: quando ela completa seus primeiros 20 (ou 15) minutos, para que as pessoas percebam que já chega de introduções e preliminares; quando falta 15 minutos para o horário previsto para seu término, para que as discussões finais (ou de fechamento) se iniciem; e quando faltam 5 minutos para o término, para que se inicie a revisão do que foi decidido, próximos passos e quem é o responsável por o que. Se tiver como, combine com o secretário para tentar fazer a reunião terminar formalmente 5 minutos antes do previsto.
Procure não chamar “figurões” para reuniões operacionais: Se você convidar o vice-presidente ou o representante regional, a reunião passa a ser um Evento, sua data e horário estarão sujeitos a alterações devido à conveniência do convidado VIP, e a reunião só começará quando ele chegar e fizer a sua abertura. Não misture as coisas, reuniões da equipe devem ser diretas, simples e sem a presença da realeza.
8Faça sua parte como o responsável pela reunião:
Chegue no horário certo, e respeite o horário de término!
Parte 2: Planejamento e condução10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcadahttp://www.efetividade.net/2007/03/11/planejamento-e-conducao-10-dicas-para-comecar-e-terminar-reunioes-na-hora-marcada/
11 Mar, 2007, por Augusto Campos Carreira, GTD
Manter os horários marcados nem sempre é possível, mas você pode e deve transformar isto em uma meta da sua equipe com estas 10 técnicas simples.
Quando uma reunião atrasa para começar, as pessoas que chegaram na hora estão perdendo seu tempo. E se ela se prolonga além do horário marcado, todos os presentes ficam prejudicados em seus outros compromissos.
As dicas a seguir podem ajudar você a aumentar a produtividade da sua equipe, no que diz respeito a reuniões internas. Aplique as que puder, e comente sobre as que não são possíveis na sua organização, ou sobre alguma dica adicional que você tenha empregado com sucesso.
Só realize reuniões relevantes: nada de “cumprir tabela”, nem de chamar a equipe inteira para um assunto que poderia ser resolvido em um grupo de 3 pessoas, com as decisões comunicadas posteriormente. Se o assunto for relevante, as pessoas se sentirão motivadas a estar presentes na hora certa e pelo tempo necessário.
Sempre agende a reunião com antecedência, marcando horário de início e término: para quem já tem este hábito, parece óbvio. Mas quem nunca foi chamado para uma reunião em cima da hora, ou não teve de sair de uma reunião porque foi chamado em outra reunião que não foi agendada previamente? Urgências são urgências, mas deixar de planejar e acertar as datas e horários é um desrespeito pelo tempo alheio e pela produtividade do grupo.
Peça ao secretário do grupo para controlar o relógio e anunciar os horários-chave: Scott Berkun, autor do livro The Art of Project Management, sugere que devem ser anunciados 3 momentos-chave para os participantes da reunião: quando ela completa seus primeiros 20 (ou 15) minutos, para que as pessoas percebam que já chega de introduções e preliminares; quando falta 15 minutos para o horário previsto para seu término, para que as discussões finais (ou de fechamento) se iniciem; e quando faltam 5 minutos para o término, para que se inicie a revisão do que foi decidido, próximos passos e quem é o responsável por o que. Se tiver como, combine com o secretário para tentar fazer a reunião terminar formalmente 5 minutos antes do previsto.
Procure não chamar “figurões” para reuniões operacionais: Se você convidar o vice-presidente ou o representante regional, a reunião passa a ser um Evento, sua data e horário estarão sujeitos a alterações devido à conveniência do convidado VIP, e a reunião só começará quando ele chegar e fizer a sua abertura. Não misture as coisas, reuniões da equipe devem ser diretas, simples e sem a presença da realeza.
8Faça sua parte como o responsável pela reunião:
- Prepare a pauta/temário e divulgue-a já no momento em que fizer o agendamento.
- Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de reuniões, e vá marcando os pontos discutidos e a conclusão sobre eles (o que será feito, por quem e quando).
- Use sua autoridade para impedir que algum dos participantes monopolize o tempo ou desvie a atenção de alguns dos participantes formando um subgrupo.
- Use sua autoridade para fazer com que questões secundárias ou externas à pauta sejam resolvidas fora da reunião. Ofereça-se para agendar nova reunião sobre estes temas, se for o caso.
Chegue no horário certo, e respeite o horário de término!
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Parte 3: Como conduzir reuniões na empresa
http://www.profissaoatitude.com.br/2008/04/como-conduzir-reunies-na-empresa.html
ABRAHAM SHAPIRO
Um dos grandes problemas de qualquer empresa são as reuniões. A seguir, propomos um roteiro racional sobre como conduzir uma reunião de maneira a se obter os melhores resultados, a máxima eficiência e a mínima incidência de crises pessoais.
1. Abertura
Um tema concernente ao momento poderá ser colocado em pauta. É conveniente que o dirigente faça as considerações de abertura em função de sua visão pessoal ou de um direcionamento que deseje dar ao grupo, como um todo, relacionado às principais pautas da reunião em curso.
2. Chamada de pendências
É o espaço da reunião no qual será feita a chamada de todas as pendências que foram estabelecidas como alvos a serem atingidos na última reunião. É preciso que a condução deste momento seja muito organizada a fim de se evitar confusões, discussões desnecessárias ou exposição de vaidades.
3. Problemas no cumprimento das pendências
Os problemas enfrentados por quem assumiu compromisso de tarefas na última reunião são apresentados com o fim de se solicitar orientações, novas idéias e auxílio. Um novo prazo poderá ser solicitado na execução da tarefa e ela torna-se, automaticamente, um novo compromisso.
4. Próximos alvos a serem atingidos
As ações a serem estabelecidas na próxima semana são discutidas, os prazos são fixados e todas as considerações dos colaboradores envolvidos são feitas.
5. Possíveis obstáculos
Haverá algum obstáculo ao cumprimento das metas da próxima semana? É o momento para se exercitar a proatividade e não o medo ou a reclamação. Há também, neste espaço, a possibilidade de negociação.
6. Posicionamentos pessoais e direcionamentos
Os membros de uma equipe têm necessidade de propor sugestões, levantar situações próprias ou de equipe e compartilhar posicionamentos pessoais.
7. Finalização
O dirigente utiliza este momento para agradecimentos, reconhecimentos públicos, motivação e fortalecimento à equipe.
III. Pontos a serem lembrados em relação às reuniões:
Parte 3: Como conduzir reuniões na empresahttp://www.profissaoatitude.com.br/2008/04/como-conduzir-reunies-na-empresa.htmlABRAHAM SHAPIRO
Um dos grandes problemas de qualquer empresa são as reuniões. A seguir, propomos um roteiro racional sobre como conduzir uma reunião de maneira a se obter os melhores resultados, a máxima eficiência e a mínima incidência de crises pessoais.
1. Abertura
Um tema concernente ao momento poderá ser colocado em pauta. É conveniente que o dirigente faça as considerações de abertura em função de sua visão pessoal ou de um direcionamento que deseje dar ao grupo, como um todo, relacionado às principais pautas da reunião em curso.
2. Chamada de pendências
É o espaço da reunião no qual será feita a chamada de todas as pendências que foram estabelecidas como alvos a serem atingidos na última reunião. É preciso que a condução deste momento seja muito organizada a fim de se evitar confusões, discussões desnecessárias ou exposição de vaidades.
3. Problemas no cumprimento das pendências
Os problemas enfrentados por quem assumiu compromisso de tarefas na última reunião são apresentados com o fim de se solicitar orientações, novas idéias e auxílio. Um novo prazo poderá ser solicitado na execução da tarefa e ela torna-se, automaticamente, um novo compromisso.
4. Próximos alvos a serem atingidos
As ações a serem estabelecidas na próxima semana são discutidas, os prazos são fixados e todas as considerações dos colaboradores envolvidos são feitas.
5. Possíveis obstáculos
Haverá algum obstáculo ao cumprimento das metas da próxima semana? É o momento para se exercitar a proatividade e não o medo ou a reclamação. Há também, neste espaço, a possibilidade de negociação.
6. Posicionamentos pessoais e direcionamentos
Os membros de uma equipe têm necessidade de propor sugestões, levantar situações próprias ou de equipe e compartilhar posicionamentos pessoais.
7. Finalização
O dirigente utiliza este momento para agradecimentos, reconhecimentos públicos, motivação e fortalecimento à equipe.
III. Pontos a serem lembrados em relação às reuniões:
- Se possível, a presença de uma secretária é conveniente para anotação de todas as decisões e orientações. A ata da reunião é um compromisso de todos.
- A finalidade da reunião é aumentar a eficiência de cada um, por isso, o papel do Dirigente é esclarecer dúvidas que pairem sobre as responsabilidades de cada um perante as tarefas a serem desempenhadas e comunicar segurança.
- Pessoas que se sentem bem consigo mesmas produzem bons resultados.
- Produtividade é mais do que apenas quantidade de trabalho realizado. É também qualidade.
- Ser didático ao máximo em relação a qualquer nova idéia. Uma vez entendida, não é necessário repetir.
- Evitar longas falas. Ser objetivo e conciso.
- O líder deve identificar problemas de desempenho no subordinado e oferecer soluções que, ao serem implementadas, invertam a situação em curso.
- O conceito de PROBLEMA é: “Existe um problema se e somente se há uma diferença entre o que está acontecendo e aquilo que se desejava que estivesse acontecendo”. O que passar disso, é apenas reclamação.
- O líder precisa aprender a distinguir perfeitamente entre um problema e uma reclamação. Ele só agirá frente a um problema e nunca a uma simples reclamação.
Coordenar Grupo
Parte 4: Quando não fazer reuniões?
http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Quando-nao-fazer-reunioes_125
Christian Barbosa
É muito cômodo fazermos reuniões para tudo e todos os motivos, mas muitas vezes as reuniões não são o melhor meio de conduzir certas informações. Veja abaixo algumas situações que podem ser feitas de outra forma ao invés de reuniões formais.
Atualizações
O tempo das pessoas é muito importante e caro para reuniões com simples atualizações de informações. Eu já cheguei a presenciar uma reunião de 40 minutos de duração, apenas para mostrar e destacar a nova tabela de preços de um catálogo de produtos! Para atualizações de informações, utilize o e-mail ou memorandos.
Chamar Atenção
A pior situação que o líder pode colocar seu liderado é no meio de uma reunião, com diversos participantes, chamar sua atenção ou relatar algum fato pessoal privado. É muito constrangedor esse tipo de situação e muitas vezes isso pode se voltar contra o próprio líder que acaba perdendo a credibilidade com os outros membros da equipe. Se for para dar algum tipo de repreensão ou bronca, a melhor forma é chamar a pessoa para uma conversa a sós, a portas fechadas de preferência e não publicamente.
Assuntos sem Ação
Se a sua reunião não tem um objetivo a ser alcançado e não terá ações pós-reunião para serem executados, você não tem uma reunião, você tem uma palestra ou comício. Se você for político deve estar acostumado, mas se não for, pense bem antes de usar o tempo das pessoas para passar certas informações. Veja a possibilidade de transformar isso em uma apresentação e enviar por e-mail.
Motivar pessoas individualmente
Já vi líderes convocarem reuniões para motivar uma ou outra pessoa da equipe, que parece estar saindo fora do prumo. Acredito que a motivação é um fator diário que o líder deve se preocupar e não apenas em ocasiões críticas e públicas. Se for uma questão genérica ao todo grupo faz sentido a convocação da reunião, se forem casos isolados, chame a pessoa individualmente e forneça o feeedback franco e honesto.
Esses são os tópicos mais comuns que devem ser evitados nas reuniões, mas com certeza você deve conhecer outros. Clique aqui para opinar no blog e dar seus comentários sobre assuntos que não devem ser tratados em reuniões.
Parte 4: Quando não fazer reuniões?http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Quando-nao-fazer-reunioes_125
Christian BarbosaÉ muito cômodo fazermos reuniões para tudo e todos os motivos, mas muitas vezes as reuniões não são o melhor meio de conduzir certas informações. Veja abaixo algumas situações que podem ser feitas de outra forma ao invés de reuniões formais.
Atualizações
O tempo das pessoas é muito importante e caro para reuniões com simples atualizações de informações. Eu já cheguei a presenciar uma reunião de 40 minutos de duração, apenas para mostrar e destacar a nova tabela de preços de um catálogo de produtos! Para atualizações de informações, utilize o e-mail ou memorandos.
Chamar Atenção
A pior situação que o líder pode colocar seu liderado é no meio de uma reunião, com diversos participantes, chamar sua atenção ou relatar algum fato pessoal privado. É muito constrangedor esse tipo de situação e muitas vezes isso pode se voltar contra o próprio líder que acaba perdendo a credibilidade com os outros membros da equipe. Se for para dar algum tipo de repreensão ou bronca, a melhor forma é chamar a pessoa para uma conversa a sós, a portas fechadas de preferência e não publicamente.
Assuntos sem Ação
Se a sua reunião não tem um objetivo a ser alcançado e não terá ações pós-reunião para serem executados, você não tem uma reunião, você tem uma palestra ou comício. Se você for político deve estar acostumado, mas se não for, pense bem antes de usar o tempo das pessoas para passar certas informações. Veja a possibilidade de transformar isso em uma apresentação e enviar por e-mail.
Motivar pessoas individualmente
Já vi líderes convocarem reuniões para motivar uma ou outra pessoa da equipe, que parece estar saindo fora do prumo. Acredito que a motivação é um fator diário que o líder deve se preocupar e não apenas em ocasiões críticas e públicas. Se for uma questão genérica ao todo grupo faz sentido a convocação da reunião, se forem casos isolados, chame a pessoa individualmente e forneça o feeedback franco e honesto.
Esses são os tópicos mais comuns que devem ser evitados nas reuniões, mas com certeza você deve conhecer outros. Clique aqui para opinar no blog e dar seus comentários sobre assuntos que não devem ser tratados em reuniões.
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